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(Por Shirlei Silva, Me)
O Planejamento Orçamentário
Dentre as funções do administrador de planejar, organizar, dirigir, controlar e coordenar, o planejamento se apresenta com o desígnio elementar de permitir que os objetivos estratégicos sejam atingidos. Enquanto a estratégia consiste em “o quê alcançar”, o plano estratégico é o detalhamento de “como chegar lá”, como atingir os objetivos e metas estabelecidos para que a Instituição se mantenha sustentável e competitiva no mercado.
Por sua vez, o orçamentário se apresenta como um desdobramento do planejamento estratégico e a ele está subordinado por expressá-lo em termos financeiros. Como ferramenta de apoio para a execução das funções administrativas, o orçamento visa facilitar a tomada de decisão e o direcionamento da organização a um futuro desejado.
No plano orçamentário são representados os objetivos econômico-financeiros a serem atingidos pela Instituição, expressos pelas projeções de receitas e gastos que irão incorrer em um determinado período de tempo, geralmente doze meses, prazo esse que coincide com o período do exercício social ou com o ciclo de vida do produto.
A prática de planejar
A prática do planejamento e controle é antiga e seus resultados podem ser constatados desde as primeiras civilizações, garantindo o sucesso de grandes empreendimentos e contribuindo para o desenvolvimento da teoria da administração.
Um dos primeiros registros neste sentido é encontrado na Suméria onde, há cinco mil anos, os sacerdotes dos templos eram obrigados a registrar os controles de grandes bens e valores, dos quais eram convidados a prestar conta ao Sumo Sacerdote, pois não era aceito apoiar-se em registros memoriais.
Mesmo o orçamento sendo um instrumento antigo e tradicional da gestão financeira, ainda é possível que algumas organizações não o utilizem como uma bússola norteadora em meio os acontecimentos do dia a dia.
Planejar é decidir o que fazer antes de fazer! Esta sequência é tão importante que até mesmo as escrituras sagradas alertam, como em Lucas (14:28): “quem de vós, querendo fazer uma construção, antes não se senta para calcular os gastos que são necessários, a fim de ver se tem com que acabá-la?”
Assim, o planejamento orçamentário passa por um processo consciente de elaboração e conta com etapas sequenciais, que são interdependentes e interativas. Essa interação serve de ponte entre os níveis hierárquicos e auxilia na criação de um diálogo, gerando ideias e aprendizagem organizacional cujo produto é a vantagem competitiva.
Planejamento Estratégico
Orçar é um verbo que vem do italiano orzare (de origem náutica utilizado para dar direção sob o vento), que significa calcular, estimar, computar. Essa definição permite atribuir ao planejamento orçamentário a sua importância para que os recursos disponíveis da Instituição sejam melhor aplicados em prol do desenvolvimento e continuidade da Obra.
Apesar de sua elaboração apresentar um processo sequencial, a execução do plano orçamentário deve ser flexível e gerido como um “sistema aberto” para o qual reavaliações constantes são requeridas com a finalidade de adaptá-lo às demandas do ambiente. Para isso, torna-se necessário conhecer alguns dos métodos de elaboração mais utilizados.
Esses são:
- Orçamento estático: este tipo é o mais utilizado e se baseia em valores iniciais pré-definidos, que não serão alterados ao longo da execução. Neste caso, todas as variações entre os valores orçados e realizados devem ser justificadas pelos responsáveis. Esta inflexibilidade é um aspecto polêmico, mas ao mesmo tempo, é uma solução para Instituições que precisam utilizar de processos de consolidação de orçamentos de diversas Unidades, para que se tenha uma visão macro para acompanhamento.
- Orçamento ajustado (forecast): este tipo utiliza-se de uma base de dados histórica; no entanto, ele permite ajustes no orçamento original de forma que represente mudanças significativas considerando variáveis internas e externas. Estas variações substanciais (como exemplo, as em função do COVID-19) devem ser consideradas e o plano, reajustado, mesmo porque o orçamento deve ser uma ferramenta de apoio à tomada de decisão e de nada adiantaria se não representasse a realidade.
- Orçamento flexível: este tipo faz uma distinção em relação aos gastos fixos e variáveis: enquanto os fixos recebem o mesmo tratamento do orçamento estático, os gastos variáveis acompanham o volume de vendas ou prestação de serviço. Assim, para os gastos variáveis, os valores orçados são atualizados com os que efetivamente ocorreram. Este tipo dificulta a continuidade do processo orçamentário, pois contraria o fundamento básico que é tentar antecipar o que irá acontecer. Por outro lado, se partimos do pressuposto que as variáveis externas, não controláveis pela organização, podem impactar nos resultados projetados no orçamento estático, como exemplo no volume de vendas, seria incoerente não ajustar os gastos variáveis cuja ocorrência se dá em função de tal volume.
- Orçamento base zero: este método não considera as bases históricas para projeção do orçamento. Neste caso, os valores das receitas, custos e despesas são orçados como se estivessem sendo elaborados pela primeira vez. Em função disso, este método demanda um maior tempo de elaboração. No entanto, ele abre espaço para novas formas de análises do cenário futuro, livres de paradigmas do passado.
- Orçamento contínuo: este modelo contempla períodos curtos de três a seis meses e passa pelo processo de elaboração mensal, ou seja, para cada mês realizado, é planejado e acrescido um mês ao final do ciclo. Geralmente, esse modelo é utilizado por organizações cujo ciclo de vida do produto é muito curto (exemplos: tecnologia e vestuário feminino) e, por isso, existe uma dificuldade em projetar um orçamento para longos períodos devido às variações significativas no setor.
- Orçamento de tendência: este tipo utiliza-se de uma base de dados histórica projetada conforme a tendência do cenário econômico. No entanto, alguns cuidados devem ser tomados nesta projeção, pois é possível que haja eventos passados que não ocorrerão no futuro e vice-versa.
- Orçamento baseado em atividades: este tipo considera cada atividade como uma unidade orçamentária e se fundamenta no método de custeio ABC. Um exemplo seria o orçamento financeiro segmentado entre as atividades de contas a pagar, contas a receber e tesouraria.
- Beyond Budgeting (além do orçamento): este tipo melhor se define como um novo modelo de gestão organizacional e exige maior confiança entre os participantes, pois é desprendido de um processo anual de definição de metas departamentais fixas. Neste caso, cada Unidade possui objetivos flexíveis que são orçados e controlados de forma descentralizada.
A aplicação deste tipo tem maior sucesso em Instituições cuja cultura organizacional leva em conta valores como a descentralização do poder decisório, preocupação com as necessidades do cliente e a participação efetiva dos funcionários no processo de planejamento. Entretanto, é preciso que o ambiente organizacional seja preparado, para que tais valores sejam incorporados pelas pessoas.
Diversas são as formas de se elaborar o plano orçamentário. Mas, afinal, diante de tantas possibilidades, qual seria então a melhor opção de orçamento a utilizar? A resposta é: depende! Depende das características da Instituição, do ciclo de vida dos produtos ou serviços e das diretrizes estratégicas adotadas. Esses parâmetros devem reger o processo orçamentário constituído pelas ações de planejar, executar e controlar.
[Continua]
Sobre a autora (Shirlei Domingos Silva, Me):
Consultora em Gestão Financeira e de Processos. Professora Universitária. Mestre em Administração. Especialista em Controladoria e Finança, Organização, Sistemas e Métodos e Gestão de Projetos. Consultora do Axis Instituto.
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Fotos: Pixabay
